DİJİTAL ORTAMDA SANAL EKİP YÖNETİMİ

Dijitalleşen dünyada „işin“ sınırları ve diğer kısıtlamalar çözülmüştür. İşletmeler ve tüketiciler küresel düşünür ve dünyanın her yerinden en iyi insanlar, dünyanın en iyi şirketleri için çalışabilir duruma gelebildi. Küresel platformda uzman ekipleri proje için birleşir ve daha sonrasında tekrar ayrılırlar. Bu “sınırsız” çalışma tek olarak pandemi ve dijitalleşmenin getirdiği bir yenilik değildir. Bu çalışma şekli geleceğin normali olacaktır ve şirketler için büyük bir fırsat niteliğindedir. Bir yönetici olarak, kendisine bağlı olan sanal ekibin başarısı ve başarısızlığı için belirleyici faktör sizsiniz. Bu tür bir organizasyon, sizin için herhangi bir yerel mesafe olmaksızın “klasik” bir ekibin yönetiminden daha fazla zorluğu beraberinde getirir. Bu zorluklara karşı aşağıdaki önerileri sizler için düzenledik. Aşağıdaki tavsiyeler uyarak çalışmalarınızı kolaylaştırır ve verimliliğinizi artırabilirsiniz. Ekip üyelerini kişisel olarak tanıyın: Özellikle yeni bir sanal ekip kurulduğunda ekip üyelerini tanımaya çalışın. En iyi şekli yüz yüze tanışmak olmasına rağmen, zaman, maliyet veya dış etkenler nedenlerinden dolayı, mümkün olmayabilir. Bu nedenle, başlangıçta, telefon konferansı veya dijital bir toplantı düzenleyerek, bireysel ekip üyelerini tanıyabilirsiniz. Bu, daha sonraki beraber çalışmak için önemli bir temeli temsil eder. Ortak bir hedef bulun: Sanal ekip ortak beraber aynı hedef, ara hedefler ve kalite gereksinimleri peşinde koşmalı. Yani toplantıdan sonra, her ekip üyesi hedefleri ve kendi görevini tam olarak anlamış olmalıdır. Bu nedenle ekibinizin hedefleri ve görevlerini anladığını tekrar kontrol edin ve ortaya çıkan tüm soruları yanıtlayın. Sorumlulukları tanımlayın ve şeffaflığı sağlayın: Ekip üyesi meslektaşlarının kim olduğunu, ne yapabileceklerini ve onlara nasıl ulaşılabileceğini bilmelidir. Aynı şekilde, ortak hedef ve bireysel ara hedefler yeterince iletiliyor. Bir sonraki adımda, her bir çalışanın ilgili sorumluluklarını tanımlamak ve ardından tüm bu bilgileri şeffaf bir şekilde ve her ekip üyesi için erişilebilir bir şekilde iletmek yöneticinin bu aşamadaki ana işidir. Mesafeyi güven ile doldurmak: Ekip üyeleri yalnızca birbirlerine güvenecek ve birbirlerine güvenirlerse verimli bir şekilde birlikte çalışacaklardır. Mesafe ve kişisel iletişim eksikliği nedeniyle, bu faktör özellikle önemlidir. Bu nedenle, hedeflenen bir şekilde bireysel çalışanlar arasında güven oluşturmalısınız. Dijitalleştirme olanaklarını kullanın: Zamanımızdaki teknolojik olanakları biliyor ve bunları sanal ekibinizde kullanmanız mümkündür. Örneğin: Telefon görüşmesi yerine video konferansı. Başlangıçtan itibaren net bir teknolojik çizgiyi takip etmek için, bu ve daha fazla sorunun proje başlamadan önce – tercihen uygun bir uzmanla – açıklığa kavuşturulması gerekir. Kuralları tanımlamak önemlidir: Ekibinizde uygulanan kurallarla ilgili net bir çizgiye de ihtiyacınız var. Ekip üyelerinin yalnızca birbirleriyle ne zaman iletişim kurduklarını bilmeleri değil, aynı zamanda hangi biçimde iletişim kurmalarını da bilmeleri gerekir. Özellikle farklı kültürlerden üyelerin bulunduğu sanal ekiplerde, yaygın olan davranış kurallarının herhangi bir başka yerinde de geçerli olduğuna güvenemezsiniz. Bu nedenle kuralların tanımı, sanal bir ekibin işleyişi ve çatışmalardan kaçınılması için önemli bir mihenk taşıdır. Bu çalışmaya ekip üyelerini de dahil ederseniz daha verimli bir sonuca ulaşırsınız çünkü kuralların gelişiminde söz sahibi olan ekip bireyleri daha az direnç gösterecektir. Sanal ekiplerin yönetimi çok karmaşık bir konudur ve bu konu hakkında sadece bu bağlamda genel bir bakış sunabiliriz. Ancak bir yöneticinin bu zorlukla başa çıkabilmesi için uygun nitelikli eğitim alması yada yeterli yönetim deneyimine sahip olması gerekir.

Kerem Erdoğan
İş analisti ve Teknoloji uygulama uzmanı